Manajemen proyek (forward pass) | manajemen operasi

 

Uraian materi

1. Program evaluation and review technique (pert)

Pert adalah suatu alat manajemen proyek yang digunakan untuk melakukanpenjadwalan, mengatur dan mengkoordinasi bagian-bagian pekerjaan yang ada didalam suatu proyek (setianingrum, 2011). Pert juga merupakan suatu metode yang bertujuan untuk (semaksimalmungkin) mengurangi adanya penundaan kegiatan (proyek, produksi, dan teknik)maupun rintangan dan perbedaan-perbedaan, mengkoordinasikan dan menyelaraskanberbagai bagian sebagai suatu keseluruhan pekerjaan dan mempercepat selesainyaproyek-proyek (nurhayati, 2010). Pert memiliki asumsi bahwa proyek yang akan dilaksanakan adalah baru,tidak ada contoh sebelumnya. Berdasarkan atas asumsi itu, maka orientasi dari metode

Pert adalah mengoptimalkan waktu penyelesaian proyek dan belum menekankansoal minimisasi biaya. Oleh karena belum ada pengalaman sebelumnya, maka waktupenyelesaian pekerjaan tertentu yang ada dalam proyek bersifat probabilistik.

Pert dapat bekerja dengan ketidakpastian melalui penggunaan waktuprobabilitas (ma’arif, syamsul mohammad dan tanjung, hendri, 2003). Bila waktukegiatan individual acak, maka waktu proyek juga akan acak. Bila waktu kegiatantidak pasti, lintasan kritis pun bersifat acak. Hanya saja, karena bekerja denganketidakpastian, maka lintasan kritis penyelesaian proyek pun menjadi tidak pasti. Inilah gambaran dari metode pert, yaitu risiko ketidakpastian.

Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk masing-masing kegiatan seperti menit, jam, hari, minggu atau bulan adalah unit umum yang biasa digunakan waktuuntuk penyelesaian suatu kegiatan. Sebuah fitur yang membedakan pert adalahkemampuannya untuk menghadapi ketidakpastian di masa penyelesaian kegiatan.

Untuk setiap aktivitas, model biasanya mencakup tiga perkiraan waktu (soeharto,2002):

A.    Waktu optimis, yaitu perkiraan waktu yang paling singkat bagipenyelesaian aktivitas

B.     B.waktu perkiraan paling mungkin, waktu penyelesaian yang memiliki probabilitas tertinggi (berbeda dengan : waktu yang diharapkan), dan

C.     Waktu pesimis, yaitu waktu terpanjang yang mungkin diperlukan suatukegiatan.

Pert “menimbang” ketiga perkiraan waktu ini untuk mendapatkan waktukegiatan yang diharapkan (expected time) dengan rumusan :

Berikut ilustrasi pembuatan network suatu proyek dalam pert dapat diberikancontoh pada gambar 1 sebagai berikut.

Diagram network pada gambar 2 ini menunjukkan rangkaian kejadian untuk aktivitas a, b, dan c, di mana penyelesaian aktivitas a merupakan saat dimulainya aktivitas b dan c. Dalam diagram network ini setiap aktivitas harus dimulai pada suatu kejadian di mana aktivitas sebelumnya berakhir. Sebagai contoh, pada gambar diatas, aktivitas a dimulai pada kejadian 1. Akan tetapi, karena kejadian 1 merupakan awal dari seluruh aktivitas dalam network, maka tidak ada aktivitas yang Mendahuluinya.

2. Program evaluation and review technique (pert)

Critical path method (cpm) merupakan diagram kerja yang memandang waktu pelaksanaan kegiatan yang ada dalam jaringan bersifat unik (tunggal) dan deterministic (pasti), dan dapat diprediksi (haming, murdifin dan nurnajamuddin, mahfud, 2007). Cpm dapat dipandang sebagai metode yang menyempurnakan metode pert, karena pada cpm telah dilakukan penyederhanaan (haming, murdifin dan nurnajamuddin, mahfud, 2007).

Teknik cpm menggambarkan suatu proyek dalam bentuk network dengankomponen aktivitas aktivitas yang ada di dalamnya. Agar teknik ini dapat diterapkan, suatu proyek harus mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

A. Pekerjaan-pekerjaan dalam proyek harus menandai saat berakhirnya proyek

B. Pekerjaan-pekerjaan dapat dimulai, diakhiri, dan dilaksanakan secara terpisah dalam suatu rangkaian tertentu.

C. Pekerjaan-pekerjaan dapat diatur menurut suatu rangkaian tertentu selain ciri-ciri yang harus dimiliki oleh proyek tersebut, untuk membuat suatu network dengan benar diperlukan sejumlah aturan. Berikut ini adalah aturan-aturantersebut :

A. Setiap aktivitas atau pekerjaan ditunjukkan dengan suatu cabang tertentu

B. Antara suatu cabang dengan cabang yang lainnya hanya menunjukkan hubungan antara aktivitas atau pekerjaan yang berbeda

C. Bila sejumlah aktivitas berkahir pada suatu kejadian maka kejadian ini tidak dapat dimulai sebelum sejumlah aktivitas yang berkahir pada kejadian ini selesai

D. Aktivitas dummy digunakan untuk menggabungkan dua buah kejadian, bila antara suatu kejadian dan kejadian yang mendahuluinya tidak dihubungkan dengan suatu aktivitas tertentu. Aktivitas dummy ini tidak mempunyai biaya dan waktu

E. Setiap kejadian diberikan angka, sedangkan setiap aktivitas diberikan tanda huruf munurut kejadian awal dan kejadian yang mengakhirinya. Persyaratan urutan pengerjaan harus diperhatikan, karena berbagai aktivitas tidak dapat dimulai sebelum aktivitas-aktivitas lainnya yang dapat dilaksanakan secara bersamaan dan/ atau tidak saling tergantung (handoko, 2000). Aktivitas mana saja yang harus diselesaikan lebih dahulu sebelum aktivitas selanjutnya dapat mulai dikerjakan. Cpm mengenal beberapa waktu mulai dan waktu berakhir, antara lain (handoko, 2000):

A. Earliest start time (es) adalah waktu paling awal (tercepat) suatu aktivitas dapat dimulai, dengan memperhatikan waktu aktivitas yang diharapkan dan persyaratan ururtan pengerjaan.

B. Latest start time (ls) adalah waktu paling lambat untuk dapat memulai suatu aktivitas tanpa penundaan keseluruhan proyek.

C. Earliest finish time (ef) adalah waktu paling awal (tercepat) suatu aktivitas dapat diselesaikan, atau sama dengan es + waktu aktivitas yang diharapkan.

D. Latest finish time (lf) adalah waktu paling lambat untuk dapat menyelesaikan suatu aktivitas tanpa penundaan penyelesaian proyek secara keseluruhan, atau sama dengan ls + waktu kegiatan yang diharapkan.

Berikut ilustrasi pembuatan network suatu proyek dalam cpm dapat dilihat pada gambar 4.2 dibawah ini.

 

Untuk mendapatkan perkiraan waktu penyelesaian yang tercepat atau minimum kita harus mencari critical path (jalur kritis) dalam network. Critical path dapat diperoleh dengan menentukan rangkaian aktivitas yang terpanjang sejak dari awal sampai ke penyelesaian proyek. Untuk mendapatkan critical path, perlu diketahui waktu paling awal dimulainya setiap aktivitas. Critical path memiliki sifat atau ciri-ciri sebagai berikut (gitosudarmo, 2002):

A. Critical path merupakan jalur yang memakan waktu terpanjang dalam sebuah proses

B. Critical path adalah jalur yang tidak memiliki tenggang waktu antara waktu selesainya suatu tahap aktivitas dengan waktu mulainya suatu tahap aktivitas yang lain dalam sebuah proses. Pada jalur yang lain yaitu jalur yang tidak kritis maka akan selalu terdapat tenggang waktu atau waktu istirahat pada setiap proses.tahap waktu penyelesaian untuk setiap kejadian dapat dilihat pada gambar 4.3 berikut :

Jika suatu aktivitas mempunyai waktu mulai paling akhir (ls) sama dengan waktu mulai paling awal (ef), maka aktivitas ini adalah kritis. Karena ef=ls maka berarti pada jalur itu tidak pernah ada kelonggaran waktu, sebab setiap saat suatu aktivitas selesai pada saat itu pula aktivitas yang lain harus segera dimulai (gitosudarmo, 2002). Rangkaian aktivitas kritis dalam network yang dimulai dari kejadian awal sampai ke keajadian akhir disebut critical path (muslich, 2009).

3. Konsep pert/cpm

Untuk mempermudah anda dalam penyelesaian kasus dalam manajemen proyek. Alangkah baiknya anda memhami terlebih dahulu beberapa konsep yang akan anda gunakan dalam penyelesaian kasus manajemen proyek, diantaranya :

A. Es (earliest start)

Artinya kapan pekerjaan tersebut paling cepat dapat dimulai. Sebagai contoh ketika anda diminta atasan mengerjakan tugas dan anda sedang tidak sibuk, maka ucapan yang akan katakana kepada atasan anda adalah “baik pak, tugas tersebut paling cepat akan saya mulai setelah makan siang”

B. Ef (earliest finish)

Artinya kapan pekerjaan tersebut paling cepat dapat diselesaikan. Sebagai contoh ketika anda segera mengerjakan tugas yang diberikan oleh atasan anda, maka jawaban yang akan anda berikan terkait tugas tersebut adalah “karena saya sedang tidak sibuk, maka tugas dari bapak paling cepat dapat saya selesaikan sebelum jam 5 sore”

C. Ls (latest start)

Artinya kapan pekerjaan tersebut paling lambat dapat dimulai. Sebagai contoh, ketika bos anda memberikan tugas dan pada saat itu anda sedang sibuk dengan tugas yang lain, maka komentar yang akan anda berikan adalah “maaf pak, sekarang saya sedang mengerjakan tugas lain yang harus diselesaikan segera. Tugas dari bapak paling telat dapat saya kerjakan besok pagi”

D. Lf (latest finish)

Artinya kapan pekerjaan tersebut paling lambat dapat diselesaikan. Sebagai contoh atasan anda memberikan tugas dan anda saat itu sedang sibuk. Sehingga tugas tersebut anda kerjakan keesokan harinya, maka komentar yang akan berikan adalah “maaf pak, tugas tersebut akan saya kerjakan besok sehingga dapat saya selesaikan paling lambat besok sebelum jam 5 sore”

E. Forward pass

Seorang guru memiliki 5 orang murid, dimana tiap murid memilikikecerdasan yang berbeda-beda. Pada tanggal 4 juli, guru tersebut memberikan tugas dan tiap murid dapat menyelesaikan dengan jangka waktu berbeda-beda seperti pada gambar dibawah ini.

Gambar 4.4 kemampuan pengerjaan tugas 5 orang siswa

Jika guru tersebut ingin tugas dari kelima siswa tersebut dapat ia terima, maka tanggal 11 juli, merupakan tanggal penyelesaian dari tugas yang diberikan. Jika guru tersebut meminta tanggal 8 juli tugas tersebut sudah harus selesai, maka akan ada beberapa siswa belum dapat menyelesaikan tugas tersebut, diantaranya siswa a, c dan e. Berdasarkan penjelasan tersebut, pada saat menyelesaikan manajemen proyek dengan metodeforward maka waktu yang diambil diantara beberapa pekerjaan adalah waktu terlama.

F. Backward pass

Sama halnya seperti forward pass, dimana seorang guru memiliki 5 orang murid dengan kemampuan pengerjaan yang berbeda-beda. Maka ketika guru tersebut menginginkan tugas tersebut dapat selesai pada tanggal 13 juli. Maka paling cepat guru tersebut harus memberikan tugas kepada para siswa pada tanggal 6 juli. Jika guru tersebut memberikan tugas pada tanggal 8 juli, maka siswa b dan siswa d tidak akan mampu menyelesaikan tugas sesuai tanggal yang telah ditentukan oleh guru tersebut. Berdasarkan penjelasan tersebut, pada saat menyelesaikan manajemen proyek dengan metode backward maka waktu yang diambil diantara beberapa pekerjaan adalah waktu tercepat.

4. Forward pass

Forward pass digunakan untuk mengidentifikasi waktu-waktu terdahulu. Sebelum suatu aktivitas dapat dimulai, semua pendahulu langsungnya harus diselesaikan. Berikut kriteria forward pass :

A. Jika suatu aktivitas hanya mempunyai satu pendahulu langsung, es-nya sama dengan ef dari pendahulunya.

B. Jika suatu aktivitas mempunyai beberapa pendahulu langsung, es-nya adalah nilai maksimum dari semua ef pendahulunya, dengan rumusan:

Es = max (ef semua pendahulu langsung) waktu selesai terdahulu (ef) dari suatu aktivitas adalah jumlah dari waktu mulai terdahulu (es) dan waktu kegiatannya, dengan rumusan :

Ef = es + waktu aktivitas

5. Slack time

Setelah perhitungan forward pass dan backward pass dari seluruh kegiatan telah dihitung, maka untuk menemukan waktu slack (waktu bebas) yang dimiliki setiap kegiatan menjadi mudah. Slack adalah waktu yang dimiliki oleh sebuah kegiatan untuk bisa diundur, tanpa menyebabkan keterlambatan proyek keseluruhan (heizer, jay dan render, barry, 2006). Secara matematis :

Contoh 1

Ada sebuah perusahaan pembuatan permen cap enak yang terdapat di pamulang, dimana proses pembuatan permen tersebut harus melewati beberapa proses kerja. Mulai dari proses a hingga proses o. Tiap proses memiliki waktu kerja yang berbeda-beda serta jumlah tenaga kerja yang berbeda untuk tiap proses kerja. Hal itu dapat dilihat pada tabel dibawah ini.

Keterangan :

A (optimistic time) = waktu perkiraan yang diyakini dapat menyelesaikan sebuah pekerjaan apabila tidak ada hambatan mendasar m (most probable time) = waktu yang paling memungkinkan untuk

Menyelesaikan sebuah pekerjaan

B (pessimistic time) = waktu perkiraan yang tidak begitu yakin (pesimis) untuk diperlukan dalam penyelesaian sebuah pekerjaan seandainya diduga akan ada rintangan dalam penyelesaian pekerjaan tersebut.

Pertanyaan :

1. Tentukan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut ?

2. Berapa banyak tenaga kerja optimal yang harus dibutuhkan ?

Untuk dapat menjawab pertanyaan tersebut, maka beberapa langkah yang harus dilakukan untuk menjawab pertanyaan terkait manajemen proyek tersebut antara lain :

A. Menghitung expected time tiap pekerjaan

Expected time (t) merupakan waktu yang diharapka dapat menyelesaikan sebuah pekerjaan. Rumus perhitungan expected time (t) dapat dilihat pada persamaan dibawah ini

Expected time pekerjaan

A (t [a]) = (a + 4m + b) / 6

= (2 + 4.5 + 7) / 6 = 4.83

(pembulatan keatas menjadi 5)

Expected time pekerjaan

B (t [b]) = (a + 4m + b) / 6

= (1 + 4.4 + 6) / 6 = 3.83

 (pembulatan keatas menjadi 4)

Expected time pekerjaan

 c (t [c]) = (a + 4m + b) / 6

= (1 + 4.3 + 5) / 6

= 3.00 (pembulatan keatas menjadi 3)

Expected time pekerjaan

D (t [d]) = (a + 4m + b) / 6

= (2 + 4.3 + 4) / 6

= 3.00 (pembulatan keatas menjadi 3)

Expected time pekerjaan

 e (t [e]) = (a + 4m + b) / 6

= (5 + 4.7 + 10) / 6

= 7.17 (pembulatan keatas menjadi 8)

Expected time pekerjaan

F (t [f]) = (a + 4m + b) / 6

= (3 + 4.5 + 8) / 6

= 5.17 (pembulatan keatas menjadi 6)

Dari gambar diatas diketahui bahwa waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses pembuatan permen adalah 41 hari dengan metode forward. Hal yang perlu diperhatikan pada saat perhitungan dengan metode forward adalah ketika ada pekerjaan yang harus menunggu beberapa pekerjaan sebelumnya, maka waktu yang dipilih adalah waktu terlama.

Dari diagram alir kerja forward dan backward yang telah dibuat sebelumnya, maka langkah selanjutnya adalah membuat tabel waktu untuk setiap pekerjaan. Untuk melihat pekerjaan mana saja yang kritis dan pekerjaan mana saja yang tidak kritis. Dari tabel 3.3, diketahui bahwa terdapat tujuh pekerjaan kritis yaitu pekerjaan c,e,f,g,i,m dan o. Dari tabel tersebut selanjutnya akan dibua chart, untuk melihat jumlah tenaga kerja dalam jangka waktu tertentu.

Berdasarkan tabel 4.4 unskilled labor metode forward terlihat bahwa jumlah tenaga kerja optimal yang harus disediakan oleh perusahaan adalah sebanyak 16 tenaga kerja. Tenaga keja tersebut paling banyak dibutuhkan pada hari ke 22 hingga hari ke 25. Dimana pada hari tersebut terdapat pekerjaan i,j dan k yang harusdiselesaikan.

 

 DAFTAR PUSTAKA

Heizer, Jay., Render, Barry. 2011. Manajemen Operasi. Jakarta : Salemba Empat.

Soehartono, Imam. 1995. Manajemen Proyek. Jakarta : Erlangga

Siang J.J. 2011. Riset Operasi Pendekatan Algoritma. Yogyakarta : Andi

Taha, H.A. 1996. Riset Operasi Jilid 2. Tangerang: Binarupa Aksara